Mari kita jujur sebentar. Siapa sih yang benar-benar “tergugah jiwanya” saat membaca Surat Pernyataan Minat? Tidak ada. Tapi anehnya, dokumen ini selalu muncul di setiap proses pengadaan. Kenapa? Karena meskipun tampak seperti sekadar selembar kertas berisi pengakuan cinta sepihak terhadap proyek tertentu, surat ini punya fungsi yang lebih dalam dari sekadar “kami berminat ikut, ya.”.
atau lihat langsung melalui tautan ini dengan ukuran kertas A4
https://docs.google.com/document/d/1KlFfN7gs4I95LS6q7uV3mOM4iKm4tY8Z/edit?usp=sharing
Fungsi utama surat ini adalah sebagai absensi formal. Tanpa surat ini, ibarat datang ke konser tanpa tiket ya tidak dianggap hadir. Perusahaan bisa saja sudah tahu detail pengadaan, sudah mengukur risiko, sudah menyiapkan tim, tapi kalau tidak menyatakan minat secara resmi? Anggap saja tidak eksis. Jadi, selembar surat ini sebenarnya adalah cara sederhana untuk berkata: “Hei panitia, kami ada, lho! Jangan lupakan kami.”
Surat pernyataan minat juga berfungsi sebagai bentuk pengakuan resmi bahwa kita ngerti game-nya. Bayangkan kalau tender itu arena gladiator modern, surat ini adalah cara peserta berkata: “Tenang, kami sudah baca peraturan arena. Kami tahu mana pedang mana tameng. Jadi kalau nanti ada yang terlempar keluar, itu bukan karena kami tidak paham aturan.”
Dengan kata lain, surat ini adalah tameng hukum kecil: jika di kemudian hari ada yang “salah paham”, perusahaan bisa bilang, “loh, dari awal kan kami sudah nyatakan tunduk aturan, buktinya ada suratnya.”
Lucunya, fungsi surat ini seringkali bukan soal isi teknis, melainkan soal menghindari gugur di meja panitia. Bayangkan sudah menyiapkan proposal ratusan halaman, harga paling kompetitif, tenaga ahli terbaik tapi gugur hanya karena tidak melampirkan selembar surat berminat ini. Sakitnya tuh bukan di lapangan, tapi di administrasi. Inilah seni birokrasi. kadang yang kecil justru menentukan.
Fungsi lain yang tidak kalah penting, memberikan kesan bahwa perusahaan memang serius. Apakah benar-benar serius? Nah, itu urusan nanti. Tapi dalam logika tender, keseriusan harus diformalkan. Jadi surat ini ibarat status relationship di media sosial, kalau tidak diubah jadi “in a relationship with Pengadaan Pekerjaan Pergantian SUTT”, ya dianggap masih single dan tidak bisa ikut main. Terakhir, fungsi surat pernyataan minat adalah membuka pintu menuju drama tender berikutnya. Tanpa surat ini, tidak ada jalan untuk debat harga, klarifikasi teknis, atau bahkan protes kalau kalah. Jadi, meskipun kelihatan sederhana, surat ini sebenarnya tiket awal menuju babak-babak yang lebih menarik: adu penawaran, manuver diplomatis, sampai kisah “kenapa kami kalah padahal sudah paling murah.”
Jadi, Surat Pernyataan Minat itu fungsinya bukan sekadar nempel di dokumen tender. Ia adalah:
- Absensi resmi,
- Tameng hukum kecil,
- Kunci agar tidak gugur konyol,
- Status formal keseriusan, dan
- Tiket masuk ke drama selanjutnya.
Tanpa surat ini? Perusahaan bisa sekeren apa pun tetap hanya jadi penonton di pinggir arena. Dengan surat ini? Minimal sudah dapat tempat di gelanggang.