Baiklah berikut ini saya akan membagian Surat penawaran harga yang diajukan oleh suatu perusahaan kepada Pelaksana Pengadaan pada suatu instansi (misalnya, PT PLN Persero). Tujuannya adalah untuk mengikuti proses pelelangan pengadaan barang/jasa sesuai dengan dokumen tender yang telah diumumkan sebelumnya.
atau lihat langsung melalui tautan ini dengan ukuran kertas A4
https://docs.google.com/document/d/1MhMJGWegmh0zHgz5JjZpvPyMTsyLLefy/edit?usp=sharing
Isi utama surat ini mencakup:
- Referensi terhadap pengumuman lelang dan dokumen pengadaan
- Pernyataan bahwa perusahaan telah mempelajari dokumen pengadaan
- Penawaran pekerjaan lengkap dengan harga, jangka waktu pelaksanaan, dan pajak
- Pernyataan tunduk pada ketentuan pengadaan dan peraturan yang berlaku
Kelebihan Surat ini yakni memiliki Struktur jelas dan sistematis – Surat ini mengikuti format baku yang umum dalam proses pengadaan.
Menunjukkan pemahaman terhadap prosedur – Dengan menyebutkan nomor dokumen lelang, berita acara, dan tenggat waktu pelaksanaan, surat ini menunjukkan keseriusan dan pemahaman terhadap proses tender.
Pernyataan tunduk pada peraturan – Ini penting untuk meyakinkan pihak pengadaan bahwa penyedia patuh terhadap regulasi.
namun anda juga bisa menyesuaikan sesuai redaksi
Bahasa administratif bisa lebih halus, contohnya:
"Harga penawaran adalah sebesar…" bisa diubah menjadi:
➤ Dengan ini kami mengajukan penawaran harga sebesar…
Kenapa Surat Ini Penting?
Surat penawaran harga seperti ini adalah dokumen utama dalam proses pelelangan. Ini bukan hanya formalitas, tapi menjadi bukti tertulis bahwa:
- Perusahaan benar-benar berkomitmen untuk ikut serta
- Telah menghitung anggaran dan sumber daya secara matang
- Bersedia tunduk pada aturan main yang berlaku
Esensi & Nilai yang Terkandung dalam Surat Penawaran
Surat penawaran adalah pernyataan resmi dan tertulis bahwa penyedia:
Siap mengikuti proses lelang
Siap mengerjakan pekerjaan dengan nilai yang ditawarkan
Siap tunduk pada syarat dan ketentuan yang berlaku
Surat penawaran adalah pernyataan resmi dan tertulis bahwa penyedia:
Siap mengikuti proses lelang
Siap mengerjakan pekerjaan dengan nilai yang ditawarkan
Siap tunduk pada syarat dan ketentuan yang berlaku
Nilainya: menghindari kesalahpahaman antara penyedia dan pemilik pekerjaan (owner) sejak awal.
Surat penawaran bukan hanya menyampaikan angka, tapi:
"Menyampaikan komitmen, integritas, dan kesiapan profesional untuk menjalankan pekerjaan sesuai dengan aturan main yang berlaku."
Itulah sebabnya surat ini disusun dengan hati-hati dan memiliki peran strategis dalam proses pengadaan.