Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas mengenai cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian yang terkait, dari urutantersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flow map), diagram konteks (context diagram), maupun diagram alir data (data flow diagram).
Analisis Dokumen
Analisa dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi koperasi.
Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal berikut :
- Nama dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut.
- Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan dokumen yang digunakan.
- Sumber : asal dokumen.
- Distribusi : menjelaskan ke proses apa atau ke bagian mana informasi itu mengalir.
- Rangkap : jumlah salinan dokumen.
- Bentuk : bentuk dokumen yang digunakan dalam sistem.
Berikut adalah nama-nama dokumen yang digunakan dalam Sistem Koperasi yang berjalalan di Koperasi Simpan Pinjam HARAPAN BERSAMA.
1. Buku Pendaftaran anggota koperasi
a. Nama dokumen : Buku Pendaftaran anggota koperasi
b. Fungsi : untuk pendaftaran anggota.
c. Sumber : karyawan.
d. Distribusi : dari karyawan ke Seksi simpan pinjam
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
2. Formulir Permohonan Pinjaman
a. Nama dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman
b. Fungsi : untuk mengajukan pinjaman.
c. Sumber : karyawan.
d. Distribusi : dari karyawan ke Seksi simpan pinjam
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
3. Daftar simpanan pinjaman koperasi
a. Nama dokumen : Daftar simpanan pinjaman koperasi
b. Fungsi : dokumen Seksi simpan pinjam.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke arsip.
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
4. Daftar pinjaman anggota
a. Nama dokumen : Daftar pinjaman anggota
b. Fungsi : untuk pengesahan pinjaman anggota.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke Bendahara Koperasi dan ke Karyawan .
e. Rangkap : dua.
f. Bentuk : Dokumen.
5. Daftar potongan
a. Nama dokumen : Daftar potongan
b. Fungsi : untuk informasi potongan pembayaran.
c. Sumber : Seksi simpan pinjam.
d. Distribusi : dari Seksi simpan pinjam ke Bendahara.
e. Rangkap : satu.
f. Bentuk : Dokumen.
Analisis Posedur yang sedang berjalan
Menjelaskan tentang aliran sistem yang sedang berjalan berupa pola aliran informasi yang terjadi didalamnya melalui dokumen, laporan, sistem, proses atau prosedur yang terjadi pada sistem yang berjalan.
A. Prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan
- Karyawan melakukan pendaftaran dengan cara mengisi Formulir pendaftaran anggota, lalu diserahkan ke Seksi simpan pinjam.
- Seksi simpan pinjam melakukan cek kelengkapan persyaratan, bila tidak lengkap dikembalikan ke karyawan untuk dilengkapi dan bila lengkap langsung ditandatangani dan diserahkan ke Ketua KPRI untuk disetujui.
- Setelah disetujui Seksi simpan pinjam membuat kartu anggota dan diserahkan kepada karyawan yang telah menjadi anggota.
B. Prosedur Simpanan yang sedang berjalan
- Seksi simpan pinjam mencatat simpanan wajib berdasarkan golongan dan simpanan sukarela sesuai kemampuan anggota dan sama besarnya setiap bulan ke Daftar Simpanan dan Pinjaman Koperasi.
- Seksi simpan pinjam melayani penarikan simpanan sukarela, apabila ada anggota yang ingin mengambil simpanan sukarela. Dan memberikan kwitansi sebagai bukti penarikan.
C. Prosedur Pinjaman yang sedang berjalan
- Anggota mengisi Formulir pinjaman lalu diserahkan ke Seksi simpan pinjam.
- Seksi simpan pinjam melakukan cek kelengkapan persyaratan, dengan syarat telah menjadi anggota selama 3 bulan, tidak sedang memilki pinjaman dan telah mengisi lengkap Formulir pinjaman lalu diserahkan ke Ketua KPRI untuk disetujui.
- Seksi simpan pinjam membuat Daftar pinjaman anggota untuk diserahkan Bendahara Koperasi.
- Bendahara Koperasi menandatangani Daftar pinjaman anggota dan menyerahkan uang pinjaman. Anggota menerima uang pinjaman dan menandatngani Daftar pinjaman anggota.
- Satu rangkap Daftar pinjaman anggota diarsipkan oleh Bendahara Koperasi. Dan satu rangkap diberikan ke seksi simpan pinjam untuk dicatat ke Daftar simpan pinjam koperasi.
D. Prosedur Pembayaran yang sedang berjalan
- Seksi simpan pinjam membuat Daftar potongan berdasarkan Daftar simpan pinjam koperasi untuk diserahkan ke Bendahara B4T.
- Bendahara melihat dan membayar Daftar Potongan untuk diserahkan ke Bendahara Koperasi beserta uang.
- Seksi simpan pinjam memperbaharui Daftar simpan pinjam koperasi berdasarkan Daftar Potongan yang telah dibayar.
Berdasarkan keterangan di atas, buatlah Flowmap untuk menggambarkan sistem – prosedur yang sedang berjalan.
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem koperasi yang sedang berjalan di Koperasi Simpan Pinjam HARAPAN BERSAMA, saat ini masih terdapat beberapa masalah diantaranya:
- Pembuatan daftar anggota masih manual dengan cara mencatat ke dalam daftar buku anggota.
- Pembuatan Daftar simpan pinjam masih dilakukan secara manual dan dicatat ke daftar simpan pinjam.
- Penghitungan angsuran pinjaman masih dihitung secara manual setiap bulan.
- Sistem belum terkomputerisasi dengan baik karena masih banyak datadata yang tersimpan dalam bentuk arsip.
Berdasarkan permasalahan tersebut buatlah usulan Flowmap sistem – prosedur menjadi sistem informasi Koperasi